Samsvar avvikshåndtering

Om avvik

Det er en viktig å å ha gode rutiner som sikrer en ensartet praksis for registrering og behandling av avvik og andre uønskede hendelser. For at alle medarbeidere skal delta i å registrere avvik, må det arbeides for å etablere en god kultur for dette i kommunen.

Avvik registreres ikke for å «ta» noen, men for å ha muligheten til å forbedre kvaliteten i organisasjonen. Å systematisere avvikene som blir registrert i avdelingen, gjør det mulig å se avvikstrender. I hvilke rutiner er det skoen trykker mest?

Om Samsvar avvikshåndtering

Samsvar avvikshåndtering er en intuitiv- og på samme tid avansert avviks og varslingsløsning - som fungerer sømløst mellom mobil og web. Teknologien i løsningen er slik at alt som tagges og klikkes danner grunnlag for statistikk som benyttes til å se det store bildet. Mobilversjonen er en app som fungerer både på Android og iPhone. Behandlingen skjer på web, med oppdatering til den som har meldt avvik (til hans/hennes app). Behandlingsansvarlig har god oversikt over antall avvik, typer, status mv.

Melde avvik

I Samsvar avvikshåndtering kan den som melder skille mellom følgende typer hendelser:

- avvik

- forbedringer de vil foreslå

- varsling - eksempelvis lovbrudd, korrupsjon eller uønsket opptreden (også iht kravene til Arbeidstilsynet)

- skade ansatt

- skade elev

Avviket/forholdet vil som standardoppsett meldes til leder for vedkommende. Den som melder kan også velge å melde til noen andre. For varslingssaker er løsningen ikke satt opp med fast behandler - her må melder velge hvem som er riktig mottaker av meldingen. Virksomheten kan endre på dette oppsettet.

Når du melder et avvik kan du beskrive forholdet og angi type avvik, sted og tid. Du kan ta- eller legge til bilder, video eller vedlegg. Det er ønskelig at du tagger av for det du mener er årsaken og at du skriver kort om noe er gjort for å håndtere avviket. Meldingen går så til rette vedkommende som får et varsel om at avviket er meldt.

Behandlingen

Den som behandler avviket kan utfylle og endre på det som melder har meldt, eksempelvis hvis det kommer fram at avviket har en annen årsak enn det som opprinnelig er angitt. Behandler kan også angi kostnader avviket forårsaker. Alt logges slik at det som opprinnelig er meldt ikke blir borte.

Behandler kan iverksette tiltak og angi ansvarlig og frister. melding vil gå til den som er ansvarlig. Behandler kan også angi om tiltaket reduserer sannsynligheten og/eller konsekvensen. Når tiltaket er lukket kan behandler også tagge hvor god effektivitet tiltaket har hatt (i prosent).

Ved valg av tiltak vil behandler også få opp andre tiltak som er benyttet for de samme årsakene og typene av avvik, basert på tidligere meldte avvik.

Statistikk og oversikt

Basert på alle innmeldte avvik/hendelser vil behandler ha oversikt over:

- Typer av avvik (oppdelt i meldte, under arbeid, lukket)

- Kategorier av avvik (oppdelt i meldte, under arbeid, lukket)

- Årsaker til avvikene (etter antall for hver årsak)

- Tiltak (oppdelt etter effektivitet)

Samsvar avvikshåndtering er bygget med en teknologi som gir oss muligheter til å lage enda mer statistikk. Vi tar gjerne mot innspill på hva som kan være mest nyttig for dere.

Endring av oppsett

Samsvar avvikshåndtering leveres med et standardoppsett med kategorier, årsaker og tiltak - som enkelt kan redigeres av administrator. Eksempelvis kan en ha kategorier som HR, HMS, personvern, informasjonssikkerhet mv. Det er også satt opp noen standard årsaker til at avviket oppstod så som: systemfeil, feil i prosedyre, mangel på opplæring, feil med utstyr. Videre er løsningen satt opp med noen forbedringsforslag (tiltak), så som opplæring, endring av prosedyre, møte med involverte, reparasjon av utstyr mv.

--

Samsvar avvikshåndtering er en integrert del av plattformen Samsvar, som har en rekke funksjoner. Det er også mulig å anskaffe Samsvar avvikshåndtering uten å måtte anskaffe de andre funksjonene.

Last ned produktblad her

Kontakt for for en demo her

Ring oss på